Zespół Szkół Techniczno-Elektronicznych w Kaliszu - Procedury zgłoszeń przypadków nieprawidłowości

Procedury zgłoszeń przypadków nieprawidłowości

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 14.06.2024r o ochronie sygnalistów ( Dz. U. poz. 928)

Dyrektywa – Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305/17);

1. Definicje:

1. Zespół Szkół Techniczno-Elektronicznych  w Kaliszu
2. Sygnalista/osoba dokonująca zgłoszenia – jest to osoba, która w związku z pełnionymi obowiązkami, świadczoną pracą lub wykonywaną umową dokonała Zgłoszenia w trybie określonym w niniejszej Procedurze. Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, niezależnie od podstaw zatrudnienia lub charakteru stosunku prawnego łączącego go Zespołem Szkół Techniczno-Elektronicznych  w Kaliszu, której dotyczą zgłaszane nieprawidłowości, także po ustaniu tego stosunku oraz współpracownik, partner biznesowy lub klient;
3. Uczestnik postępowania wyjaśniającego – każdy kto bierze udział w Postępowaniu wyjaśniającym, z wyłączeniem osób prowadzących Postępowanie wyjaśniające oraz Sygnalisty, jeżeli jego wolą jest zachowanie anonimowości;
4. Anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
5. Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia;
6. Działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
7. Informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
8. Kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;
9. Naruszenia – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem:

14. a) są niezgodne z prawem i dotyczą aktów Unii i dziedzin objętych zakresem
    przedmiotowym, o którym mowa w art. 2 Dyrektywy; oraz Ustawy z dn.
                       06.2024r. o ochronie sygnalistów
       
                   b) są sprzeczne z przedmiotem lub celem przepisów zawartych w aktach Unii i
                      dziedzinach objętych zakresem przedmiotowym, o którym mowa w art. 2
                       Dyrektywy; oraz Ustawy z dn. 14.06.2024r. o ochronie sygnalistów
15. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

1. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;
2. Zgłoszenie za pośrednictwem kanału wewnętrznego – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji,  z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;
3. Pełnomocnik do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń („Pełnomocnik”) – osoba wyznaczona do realizacji i wykonywania zadań wynikających z Procedury zapewniająca sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom. Pełnomocnik powołany jest na okres 2 lat zarządzeniem dyrektora szkoły.

1. Dokonanie zgłoszenia

Osoby, które posiądą wiedzę o informacji na temat naruszeń występujących przy wykonywaniu pracy lub przy realizacji zadań w Zespole Szkół Techniczno-Elektronicznych w Kaliszu, w jej imieniu lub w jej interesie, powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome. Osoby te powinny działać w dobrej wierze oraz w  oparciu o racjonalne elementy faktyczne.

Zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane w celu umożliwienia zbadania zasadności zgłoszonych faktów.

Osobą właściwą do otrzymywania i analizowania zgłoszeń jest  Pełnomocnik do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń wyznaczony przez Dyrektora Zespołu Szkół Techniczno-Elektronicznych  w Kaliszu

 Zespół Szkół Techniczno-Elektronicznych w Kaliszu zapewnia dostępność i identyfikowalność Pełnomocnika do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Zespole Szkół Techniczno-Elektronicznych  w Kaliszu.

Zespół Szkół Techniczno-Elektronicznych  w Kaliszu zapewnia następujące kanały zgłoszenia informacji na temat naruszeń:

• za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@zste.kalisz.pl
• w formie listownej przekazanej bezpośrednio do sekretariatu ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za przyjęcie zgłoszenia – Pełnomocnika, z dopiskiem na kopercie „Do rąk własnych”. Na adres szkoły 62-800 Kalisz ul.Częstochowska 99

Wzór zgłoszenia stanowią załączniki nr 1,2,3,4, do Procedury

Druki zgłoszeń do pobrania ze strony http://www.zste.kalisz.pl/, w zakładce informacje -dokumentacja szkoły

Rejestr zgłoszeń załącznik nr 5

Przykłady nieprawidłowości, nadużyć lub przestępstw mających miejsce w Zespole Szkół Techniczno-Elektronicznych w Kaliszu załącznik nr 6

Zgłoszenie może zostać uzupełnione o zebrane dowody i wykaz świadków.

Powyższe kanały zgłoszeń dostępne są również dla Kontrahentów, Partnerów biznesowych oraz wykonujący jakiekolwiek czynności w imieniu lub na rzecz Zespołu Szkół Techniczno-Elektronicznych w Kaliszu

Pełnomocnik do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Zespole Szkół Techniczno-Elektronicznych  w Kaliszu w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia udziela informacji  zwrotnej  potwierdzającej  przyjęcie zgłoszenia. Pełnomocnik ma  30 dni roboczych na wyjaśnienie zgłoszenia i poinformowanie osoby zgłaszającej sprawę co nastąpiło. Przyjmuje się, że podczas sprawdzania zasadności otrzymanego zgłoszenia, Pełnomocnik może nawiązać kontakt z osobą przekazującą zgłoszenie w celu uzyskania dalszych niezbędnych informacji.

Z ustaleń przeprowadzonych w trakcie postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik przygotowuje protokół i przedkłada go Dyrektorowi. Protokół zawiera opis stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości, ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne. Protokół powinien zawierać również propozycje dalszych działań.

Szczególnie istotne jest, aby zgłoszenie zawierało następujące elementy, jeśli są one znane Sygnaliście:

Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

1. dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, adres, stanowisko, miejsce pracy,
2. nazwa podmiotu;
3. datę i miejsce sporządzenia;
4. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, (jeśli zgłoszenie dotyczy Pełnomocnika, jest on odsunięty od działań wyjaśniających)
5. opis nieprawidłowości, w tym ewentualne dokumenty oraz ich daty;
6. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, zapewniającego zachowanie zasady anonimowości. Podanie adresu do korespondencji.

• Ochrona zgłaszającego

Zespół Szkół Techniczno-Elektronicznych w Kaliszu gwarantuje poufność zgłoszenia oraz danych w nim zawartych, a także anonimowość Sygnalisty, który prześle zgłoszenie, również w sytuacji, gdy okaże się ono bezzasadne. Wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe. Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze Sygnalisty dokonującego zgłoszenia, będą traktowane jako poważne naruszenie zasad Procedury, mogące skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej pracownika lub współpracownika z Zespołu Szkół Techniczno-Elektronicznych w Kaliszu lub zakończeniem współpracy, a także rodzić odpowiedzialność materialną, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 Zespół Szkół Techniczno-Elektronicznych w Kaliszu zastrzega sobie prawo podjęcia odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, które zastosują lub zagrożą, że zastosują działania odwetowe wobec Sygnalistów.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującą w Zespół Szkół Techniczno-Elektronicznych  w Kaliszu Polityką Ochrony Danych Osobowych.

Klauzula informacyjna

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych  w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO, informujemy że:

1. Administratorem Pani/Pana* danych osobowych jest Zespół Szkół Techniczno-Elektronicznych  w Kaliszu,

adres e-mail: sekretariat@zste.kalisz.pl

 Tel. 62 753-39-50.

1. W Zespole Szkół Techniczno-Elektronicznych  w Kaliszu  został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych – Pani Dorota Paszek,

 e-mail: ido.kalisz@gmail.com

Tel. 795342008

1. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit c RODO – obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa – DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa.
2. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
3. Administrator zapewnia poufności przetwarzanych danych osobowych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie uprawnionym podmiotom, jeśli zajdzie taka konieczność w związku z weryfikacją zgłoszenia, w trybie określonym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
4. Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo do:

• dostępu do treści swoich danych – korzystając z tego prawa istnieje możliwość pozyskania informacji, jakie dane, w jaki sposób i w jakim celu są przetwarzane,
• prawo ich sprostowania – korzystając z tego prawa można zgłosić do nas konieczność poprawienia niepoprawnych danych lub uzupełnienia danych wynikających z błędu przy zbieraniu czy przetwarzaniu danych
• prawo do ograniczenia przetwarzania – korzystając z tego prawa można złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania danych, w razie kwestionowania prawidłowość przetwarzanych danych. W przypadku zasadności wniosku możemy dane jedynie przechowywać
• prawo do usunięcia – korzystając z tego prawa można złożyć wniosek o usunięcie danych. W przypadku zasadności wniosku dokonamy niezwłocznego usunięcia danych. Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji, gdy dane osobowe przetwarzane są do celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków administratora lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi.
• prawo wniesienia sprzeciwu – korzystając z tego prawa można w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f (prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny). Po przyjęciu wniosku w tej sprawie jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznane zostanie, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa

1. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego
2. Podanie danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu o przepisy prawa a w pozostałym zakresie jest dobrowolne
3. Pana/Pani dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.